Sytuacja, w której projektanci oraz drukarnie muszą pracować w różnych przestrzeniach kolorów, niejednokrotnie prowadzi do błędów w reprodukcji obrazu. Mianowicie na etapie przejścia z jednego modelu kolorów do drugiego, często się zdarza, że różnice się kumulują, a wyniki konwersji są daleko idącym kompromisem. Sposobem na ujednolicenie efektów jest zastosowanie niezależnego od sprzętu systemu zarządzania kolorami (color managing system, CMS). Istotą metody jest to, że niezależnie od rodzaju oprogramowania kolor jest przenoszony z jednego etapu przetwarzania (na przykład skanowania) na inny (drukowanie) bez zniekształceń. Innymi słowy, zapewniona jest spójna przestrzeń kolorów dla wszystkich urządzeń peryferyjnych i aplikacji działających w systemie.
CMS zawiera zestaw obiektywnych parametrów niezbędnych podczas wymiany danych na temat kolorów pomiędzy wszystkim urządzeniami. Wszechstronność CMS osiąga się poprzez wprowadzenie trzech rodzajów zmiennych, z których każda kontroluje kolor na swoim poziomie.
Spektrum kolorów. Każdy typ urządzenia ma własny gamut kolorów, czyli przestrzeń (pasmo) barw możliwe do wyświetlenia przez dane urządzenie. Obszar ten jest zawsze mniejszy niż gamut kolorów w modelu. Możemy mówić o gamucie monitora, gamucie drukarki, gamucie rzutnika multimedialnego. CMS kontroluje konwersję kolorów między różnymi modelami biorąc pod uwagę zakres gamutu kolorów w tych konkretnych urządzeniach.
Profil. Każde urządzenie odtwarza kolory w swój niepowtarzalny sposób, który zależy od rozwiązań technicznych i programowych przyjętych przez producenta. Aby koordynować wyświetlanie kolorów na różnych urządzeniach, muszą one mieć własny profil opisujący różnicę w reprezentacji kolorów między urządzeniem a określonym modelem kolorów. Międzynarodowe konsorcjum kolorów (ICC) ustanowiło standard dla opisu cech reprodukcji kolorów.
Kalibrowanie. Nawet urządzenia tego samego modelu jednego producenta mają różnice w implementacji profilu ICC, ze względu na tolerancje produkcyjne, warunki pracy i zakłócenia zewnętrzne. Dlatego CMS zwykle obejmuje narzędzia do kalibracji, tj. narzędzia do dostrojenia konkretnego egzemplarza zgodnie z wymaganiami profilu ICC.
Nie ma idealnego CMS odpowiedniego dla wszystkich urządzeń, a zarazem kompatybilnego ze wszystkimi platformami i narzędziami programowymi. Za najbardziej udany możemy uznać CMS, wdrożony na poziomie systemu operacyjnego. System operacyjny Windows korzysta z modułu Kodak CMS, zwany także modułem dopasowania kolorów. Jednak wsparcie producentów obecnie jest niewystarczające.
Spośród CMS, które są zewnętrzne w stosunku do systemów operacyjnych, najczęściej stosowane są dedykowane programy firm, które od dawna działają w dziedzinie fotografii, drukowania, grafiki cyfrowej: Agfa Foto Tune, Kodak DayStar Color Match..
Co zrobić jeśli CMS nie jest jeszcze dostępny a należy zachować odpowiednią percepcję kolorów? Istnieją dwie alternatywy: ciągła kalibracja urządzeń peryferyjnych (skaner, monitor itp.) lub zastosowanie specjalnych kolorowych atlasów (color sample card). Pierwszy sposób jest dość drogi i wymaga udziału specjalistów. Atlas kolorów natomiast to kolekcja/zbiór uporządkowanych kolejno, wystandaryzowanych odcieni kolorów. Korzysta się z niego bezpośrednio, po prostu podając numer katalogowy koloru. Najczęściej spotykane są Atlasy stworzone przez amerykańską firmę Pantone (Pantone Color Guide). Wyróżnia się dwa typy zbiorów przypisanych do papierów powlekanych i niepowlekanych ( Coated / Uncoated )
Więcej na temat kolorów w grafice cyfrowej oraz opisujących je modeli: